Najczęściej spotykanym wyzwaniem, z którym zmagają się pracownicy, jest zarządzanie czasem w pracy. Przychodzi nowy dzień, jesteśmy pełni motywacji oraz dobrych chęci, a na koniec dnia okazuje się, że ważne zadania pozostały niezrealizowane. To z kolei skutkuje nadgodzinami oraz dodatkowym stresem i brakiem zadowolenia z własnej pracy. Jak możesz się domyślić — nie ma tu żadnych korzyści ani dla pracodawcy, ani dla pracownika.
Poniższy artykuł jest odpowiedni również dla tych, którzy są na etapie poszukiwania pracy i chcą dobrze wypaść na rozmowie rekrutacyjnej. Poniższe porady pomogą Ci zabłysnąć w oczach rekrutera, który zapyta, jak organizujesz czas swojej pracy.
Co zrobić, aby odpowiednio planować czas swojej pracy?
- Zacznij od przeanalizowania, na czym spędzasz czas w pracy — Chcąc umiejętnie zarządzać swoim czasem, trzeba zacząć od podstaw i uświadomić sobie, na co tak naprawdę go poświęcasz. Jak się za to zabrać? Wyznacz tydzień, w którym codziennie będziesz zapisywać wszystkie wykonywane czynności — co do minuty! Wyniki tego ćwiczenia pokażą Ci, ile czasu poświęcasz na pracę głęboką, nieplanowane działania oraz przerwy czy rzeczy niezwiązane z pracą. Dzięki temu będziesz mógł również zauważyć, w jakich godzinach jesteś najbardziej produktywny! Ważne jest, aby nauczyć się słuchać swojego ciała — dzięki temu świadomie możesz zaplanować przerwy oraz najważniejsze zadania do wykonania. Możesz odnotować także emocje, jakie Ci towarzyszą w poszczególnych godzinach (np. zmęczenie, znużenie, motywacja do działania, skupienie, szczęście).
- Stwórz harmonogram dnia z wyprzedzeniem — W trakcie nauki zarządzania swoim czasem w pracy plan dnia jest tutaj niezbędny. Dobrą wskazówką dla Ciebie jest to, aby taki plan przygotować dnia poprzedniego, tuż przed zakończeniem dnia pracy. Dzięki temu następny dzień rozpoczniesz bez zbędnej zwłoki i zastanawiania się, co Cię dzisiaj czeka. Siadasz do biurka i pracujesz! Tymczasem tworząc taki plan z rana, pierwsze pokłady energii poświęcasz na sporządzenie planu i odczuwasz, że czas na przerwę, a tak naprawdę jeszcze nic nie zrobiłeś. Planując swój dzień, przyczynisz się do tego, że po pracy będziesz cieszyć się wolnym, bez konieczności zastanawiania się nad tym, co czeka Cię w pracy i czy przypadkiem o czymś nie zapomniałeś.
- Ustal priorytety — Aby Twój harmonogram dnia miał szanse na powodzenie, podczas jego tworzenia zadbaj o nadanie poszczególnym zadaniom odpowiedniego priorytetu. Gdy spiszesz wszystkie rzeczy, które musisz zrobić, w pierwszej kolejności przeanalizuj dokładnie listę i wyeliminuj zadania, które nie są ważne. Następnie wybierz trzy, które są kluczowe i to od nich rozpocznij swój dzień pracy.
Dobrym narzędziem do nadania odpowiedniego priorytetu zaplanowanym działaniom jest tzw. macierz Eisenhowera. Macierz dzieli się na cztery części, opisujące zadania jako:
- Ważne i pilne – zadania przedawnione lub kryzysowe, których niewykonanie może się wiązać z konsekwencjami. Należy je wykonać jak najszybciej.
- Ważne, ale niepilne – długoterminowe działania, wpisujące się w strategię rozwoju. To one powinny zajmować najwięcej czasu pracy.
- Pilne, ale nieważne – rzeczy błahe lub nieplanowane działania, które należy wykonać dla innych. Powinny być minimalizowane, delegowane lub wręcz eliminowane.
- Niepilne i nieważne – działania o niewielkiej wartości, które marnują czas. Za wszelką cenę należy je eliminować.
- Grupuj podobne zadania — Przeanalizuj swoje zadania, a następnie stwórz grupy, do których je przypiszesz. Wykonując czynności z danej grupy, a dopiero później z kolejnej zaoszczędzi Twój czas oraz energię. Rozważ zaplanowanie konkretnych bloków czasowych na daną grupę — dzięki temu unikniesz sytuacji, w której zadanie z innej grupy odwróci Twoją uwagę. Przykładowo: stwórz blok czasowy, w którym odpowiadasz na maile, odbierasz telefon. Następnie przejdź do ważniejszych projektów, a na ten czasy wyłącz powiadomienia o przychodzących wiadomościach, aby nie ulec pokusie sprawdzania ich non stop.
- Określ limity czasowe dla poszczególnych zadań — Dla każdej grupy określ czas, jaki poświęcisz na pracę nad daną rzeczą, pozwoli to kontrolować Ci, czy nie spędzasz za dużo czasu nad jedną czynnością / grupą zadań. Przydatna dla Ciebie może w tym przypadku być technika Pomodoro, która narzuca magiczny czas 25 minut, które są według autora metody maksymalnym czasem, w którym bez przemęczenia możesz pracować intelektualnie. Gdy 25 minut mija, należy Ci się krótka 5-minutowa przerwa, która również jest odliczana przez aplikacje / Twój stoper. W tym czasie nie robisz nic, co jest związane z pracą!
- Przerwy na odpoczynek — Kontynuując punkt piąty, nie samą pracą człowiek żyje! Relaks jest jak najbardziej wskazany i powinien stanowić stałą część harmonogramu Twojego dnia. Po zakończeniu pracy nad danym projektem/grupą rzeczy do zrobienia zadbaj o krótki odpoczynek. Napij się kawy, porozmawiaj ze znajomym, obejrzyj odcinek serialu lub idź na krótki spacer. W ten sposób doładujesz swoją energię, dzięki czemu do nowych zadań usiądziesz z większym zapałem! Zadbaj o to, aby w ciągu dnia mieć dłuższą przerwę — np. 30-minutową, ale także nie zapominaj o wspomnianych wcześniej, krótszych 5-minutowych przerwach, aby w pełni utrzymać skupienie w ciągu całego dnia pracy.
- Naucz się mówić „NIE” – W pracy bardzo często możemy być proszeni o pomoc innym współpracownikom. Chcąc być pomocnymi oraz miłymi dla kolegów z pracy, zgadzamy się na pomoc bez uprzedniej analizy naszej listy zadań. Zanim potwierdzisz, że możesz pomóc — sprawdź, czy masz na liście ważne zadania, które nie mogą czekać. Jeżeli bardzo nie chcesz odmówić pomocy, to zaproponuj termin, w którym realizacja prośby będzie możliwa. Być może możesz komuś oddelegować powierzone Tobie zadanie?
- Ogarnij się 😉 – Proces zarządzania swoim czasem pracy może być bardzo przyjemny! Posprzątaj swój pulpit w komputerze, zrób jesienne porządki na biurku i w dokumentach — dzięki temu łatwiej znajdziesz, to co potrzebujesz w danym momencie. Zaprojektuj swój własny proces przechowywania dokumentów oraz plików. Stwórz odpowiednie foldery, uporządkuj pocztę oraz usuń wszystkie stare i nieaktualne wersje plików. Zaopatrz się również w fajny kalendarz — online lub pisemny, w zależności od tego, co bardziej do Ciebie przemawia. Stwórz rutynę z tworzenia Twojej listy zadań i czerp z tego jak najwięcej przyjemności!
- Pozbądź się tego, co niepotrzebne — Jeżeli wykonasz wskazówki z kroku pierwszego, to doskonale będziesz wiedział, jakie są Twoje rozpraszacze. Mogą to być pogaduchy przy kawie z koleżanką, przewijanie Facebooka, który miał być otworzony tylko na chwilę. Niezwykle ważne jest zminimalizowanie ich negatywnego wpływu na koncentrację. Zamknij wszystkie karty w przeglądarce, oprócz tych związanych wykonywanym zadaniem. Wyłącz powiadomienia w komunikatorach i zostaw prywatne rozmowy na przerwę obiadową. Zacznij od małych kroków – zidentyfikuj dwa największe rozpraszacze uwagi i przez dwa tygodnie skup się na ich przezwyciężeniu.
Życzymy powodzenia we wdrażaniu powyższych kroków! I pamiętaj, nie musisz od razu implementować wszystkich 9 – potraktuj to jako projekt, który zrealizujesz we własnym tempie!
